A prestação de contas anuais da gestão do síndico é um dos momentos mais importantes para o profissional, é onde mostra e comprova para os moradores onde e como foi gasto a previsão orçamentária do ano anterior. Por isso, para ficar claro, ele deve adotar medidas para melhor exemplificar seus atos.
De acordo com o Código Civil, a Prestação de Contas e Previsão Orçamentária devem ser feitas e aprovadas anualmente em assembleia, o que, na maioria dos condomínios, costuma acontecer no início do ano.
Para te ajudar na prestação de contas, o SindicoNet preparou algumas dicas de como ordenar, documentação a ser apresentada e como proceder em caso de reclamações.
Prepare-se antes do dia da reunião:
Tenha informações importantes anotadas e as organize de maneira que fiquem acessíveis a você caso alguém faça uma pergunta. É fundamental solucionar as dúvidas dos condôminos durante a reunião.
Documentação necessária
Documentos que você precisa ter em mãos para fazer e apresentar a prestação de contas. Se for necessário, peça a documentação para a administradora.
- Certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal, do condomínio, da administradora, das empresas terceirizadas.
- AVCB e as cópias das NRs 5, 7 e 9, além do certificado de brigada de incêndio, para-raios, RIA dos elevadores, seguro do prédio e dos funcionários.
- Não se esqueça do atestado de dedetização, lavagem das caixas d’agua e da última análise da potabilidade de água.
- A pasta de prestação de contas pode ser composta por:
- Demonstrativo de despesas (que deve ser de fácil compreensão e contar um resumo do número de contas do balanço).
- Balanço contábil (que deve ser abrangente e detalhado. Pode dividido em três contas: Pessoal – que inclui salários, férias, cesta básica e outros; Fixas – água, luz, telefone, taxas, contratos de manutenção de elevadores, etc.; e Variáveis – limpeza da caixa d’água, recarga de extintores, entre outros).
- Documentação comprobatória de despesas e receita (a receita basicamente se divide em duas: condôminos adimplentes e inadimplentes).
Apresentação
Mais importante que fazer o balanço é apresentá-lo de forma clara para os condôminos. Separamos algumas dicas que vão te ajudar nesta tarefa.
No início da assembleia, é interessante que o síndico ou a administradora distribua no início dos trabalhos uma folha com os detalhes que serão discutidos na prestação de contas, como o comparativo com a previsão orçamentária aprovada no ano anterior.
- Compare a previsão efetuada no ano anterior com os gastos reais e respectivas distorções com explicações claras, simples e sem deixar dúvidas sobre o motivo dos gastos.
- Use a divisão por item como Funcionários, Consumo (água, luz, telefone, Internet), Manutenção, Material de Consumo, Administrativos, Despesas Diversas, isso facilita o entendimento.
- É importante informar que as pastas relativas à prestação de contas ficarão disponíveis na administração do prédio.
- Alguns especialistas pedem para evitar detalhar demais as despesas, o que pode gerar alguma confusão. Outros, entretanto, dizem que tudo deve ser colocado, pois, contabilmente, a compra de uma caixa de fósforo é tão importante quanto a de um equipamento de segurança.
- Se houver críticas ou objeções, analise-as e, se realmente procederem, adote-as, caso contrário, dê explicações claras e convincentes. Procure adequar-se às necessidades do público, que irá manipular e aprovar ou não a pasta de prestação de contas.
O que não pode faltar
Existem alguns pontos que são fundamentais para que a prestação de contas esteja completa, outros, no entanto, podem ser deixados de lado. Confira o que você não pode esquecer.
Tenha sempre em mente que para o balanço ser transparente não pode faltar a receita, a lista de inadimplência e despesas. Atenha-se somente ao período que está em pauta.
Nunca se esqueça das pastas e da documentação original comprobatória de despesas e receita.
Inadimplentes
Assuntos delicados também fazem parte da prestação de contas e não podem ser esquecidos, veja a melhor forma de tratá-los.
Aborde a inadimplência de forma a mostrar quanto está custando ao condomínio, sem entrar em detalhes sobre situações particulares, isso pode gerar confusão.
- Não cite o nome dos devedores, somente o número dos apartamentos inadimplentes.
- Aborde também o percentual, quantidade de cotas, valor por unidade e ações tomadas (cartas de cobrança, cobranças amigáveis e ações judiciais).
- Ouça a opinião de todos e tire suas conclusões.
Não foi aprovado! O que fazer?
Pode acontecer de sua prestação de contas não ser aprovada. Às vezes, um erro de digitação ou a falta de atenção em algum lançamento pode ocasionar esse incômodo. Saiba como agir se os condôminos não aprovarem o seu balanço.
Caso o balanço não seja aprovado, uma saída é auditar as contas. Muitos casos costumam ficar sem aprofundamentos, o que pode gerar problemas com os inadimplentes no futuro.
Outra solução é esclarecer quais itens ficaram pendentes e solicitar um prazo para que as explicações sejam feitas. Uma nova assembleia deve ser convocada.
O ideal é que quem fez o balanço consiga dar uma explicação convincente ou, se realmente houver um erro, o que pode acontecer é consertá-lo.
Persistindo a discordância, sempre usando de bom senso, quem aprova deve avaliar o teor e o montante envolvido acionando os mecanismos previstos na Convenção do Condomínio tais como: solicitar esclarecimentos via Conselho Fiscal, via assembleia e, por último, se for o caso, exigir por meios judiciais uma prestação de contas.
Fonte: Síndiconet