A prestação de contas anuais da gestão do síndico é um dos momentos mais importantes para o profissional, é onde mostra e comprova para os moradores onde e como foi gasto a previsão orçamentária do ano anterior. Por isso, para ficar claro, ele deve adotar medidas para melhor exemplificar seus atos.

De acordo com o Código Civil, a Prestação de Contas e Previsão Orçamentária devem ser feitas e aprovadas anualmente em assembleia, o que, na maioria dos condomínios, costuma acontecer no início do ano.

Para te ajudar na prestação de contas, o SindicoNet preparou algumas dicas de como ordenar, documentação a ser apresentada e como proceder em caso de reclamações.

Prepare-se antes do dia da reunião:

Tenha informações importantes anotadas e as organize de maneira que fiquem acessíveis a você caso alguém faça uma pergunta. É fundamental solucionar as dúvidas dos condôminos durante a reunião.

Documentação necessária

Documentos que você precisa ter em mãos para fazer e apresentar a prestação de contas. Se for necessário, peça a documentação para a administradora.

  • Certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal, do condomínio, da administradora, das empresas terceirizadas.
  • AVCB e as cópias das NRs 5, 7 e 9, além do certificado de brigada de incêndio, para-raios, RIA dos elevadores, seguro do prédio e dos funcionários.
  • Não se esqueça do atestado de dedetização, lavagem das caixas d’agua e da última análise da potabilidade de água.
  • A pasta de prestação de contas pode ser composta por:
  • Demonstrativo de despesas (que deve ser de fácil compreensão e contar um resumo do número de contas do balanço).
  • Balanço contábil (que deve ser abrangente e detalhado. Pode dividido em três contas: Pessoal – que inclui salários, férias, cesta básica e outros; Fixas – água, luz, telefone, taxas, contratos de manutenção de elevadores, etc.; e Variáveis – limpeza da caixa d’água, recarga de extintores, entre outros).
  • Documentação comprobatória de despesas e receita (a receita basicamente se divide em duas: condôminos adimplentes e inadimplentes).

Apresentação

Mais importante que fazer o balanço é apresentá-lo de forma clara para os condôminos. Separamos algumas dicas que vão te ajudar nesta tarefa.

No início da assembleia, é interessante que o síndico ou a administradora distribua no início dos trabalhos uma folha com os detalhes que serão discutidos na prestação de contas, como o comparativo com a previsão orçamentária aprovada no ano anterior.

  • Compare a previsão efetuada no ano anterior com os gastos reais e respectivas distorções com explicações claras, simples e sem deixar dúvidas sobre o motivo dos gastos.
  • Use a divisão por item como Funcionários, Consumo (água, luz, telefone, Internet), Manutenção, Material de Consumo, Administrativos, Despesas Diversas, isso facilita o entendimento.
  • É importante informar que as pastas relativas à prestação de contas ficarão disponíveis na administração do prédio.
  • Alguns especialistas pedem para evitar detalhar demais as despesas, o que pode gerar alguma confusão. Outros, entretanto, dizem que tudo deve ser colocado, pois, contabilmente, a compra de uma caixa de fósforo é tão importante quanto a de um equipamento de segurança.
  • Se houver críticas ou objeções, analise-as e, se realmente procederem, adote-as, caso contrário, dê explicações claras e convincentes. Procure adequar-se às necessidades do público, que irá manipular e aprovar ou não a pasta de prestação de contas.

O que não pode faltar

Existem alguns pontos que são fundamentais para que a prestação de contas esteja completa, outros, no entanto, podem ser deixados de lado. Confira o que você não pode esquecer.

Tenha sempre em mente que para o balanço ser transparente não pode faltar a receita, a lista de inadimplência e despesas. Atenha-se somente ao período que está em pauta.

Nunca se esqueça das pastas e da documentação original comprobatória de despesas e receita.

Inadimplentes

Assuntos delicados também fazem parte da prestação de contas e não podem ser esquecidos, veja a melhor forma de tratá-los.

Aborde a inadimplência de forma a mostrar quanto está custando ao condomínio, sem entrar em detalhes sobre situações particulares, isso pode gerar confusão.

  • Não cite o nome dos devedores, somente o número dos apartamentos inadimplentes.
  • Aborde também o percentual, quantidade de cotas, valor por unidade e ações tomadas (cartas de cobrança, cobranças amigáveis e ações judiciais).
  • Ouça a opinião de todos e tire suas conclusões.

Não foi aprovado! O que fazer?

Pode acontecer de sua prestação de contas não ser aprovada. Às vezes, um erro de digitação ou a falta de atenção em algum lançamento pode ocasionar esse incômodo. Saiba como agir se os condôminos não aprovarem o seu balanço.

Caso o balanço não seja aprovado, uma saída é auditar as contas. Muitos casos costumam ficar sem aprofundamentos, o que pode gerar problemas com os inadimplentes no futuro.

Outra solução é esclarecer quais itens ficaram pendentes e solicitar um prazo para que as explicações sejam feitas. Uma nova assembleia deve ser convocada.

O ideal é que quem fez o balanço consiga dar uma explicação convincente ou, se realmente houver um erro, o que pode acontecer é consertá-lo.

Persistindo a discordância, sempre usando de bom senso, quem aprova deve avaliar o teor e o montante envolvido acionando os mecanismos previstos na Convenção do Condomínio tais como: solicitar esclarecimentos via Conselho Fiscal, via assembleia e, por último, se for o caso, exigir por meios judiciais uma prestação de contas.

Fonte: Síndiconet