Diferente do que muitos pensam as tarefas dos síndicos e das administradoras são diferentes. Entenda o papel de cada um e como o trabalho colaborativo resulta em uma gestão de sucesso nos condomínios.

Além das inúmeras tarefas, obrigações, contas e tributos envolvidos na gestão condominial, a sindicatura implica em um elevado grau de responsabilidade – civil e criminal – e gestão de relacionamentos entre vizinhos que poucos encaram.

Com tantas tarefas a ser executadas no condomínio e com tantas pessoas envolvidas é comum a dúvida de quem faz o que. 

Afinal, são trabalhos concorrentes ou complementares? Quando um condômino deve chamar o síndico? E quando deve recorrer à administradora? O síndico profissional pode substituir a administradora? Como lidar com esse novo cenário no mundo condominial?

Distribuição de papéis entre síndico e administradora

As atribuições legais de um síndico estão previstas no Código Civil Artigo 1.348, seja ele profissional ou residente. De forma resumida, compete ao síndico:

  • Representação do condomínio;
  • Gestão do empreendimento;
  • Tomada de decisões/ deliberações;
  • Fazer cumprir as regras do condomínio.

Pelo Código Civil, o síndico pode transferir suas representações ou funções administrativas – salvo se a convenção do condomínio for contrária. E é aqui que entra o papel essencial da administradora.

Segundo a AABIC, são mais de 200 tarefas que uma administradora executa rotineiramente, relacionadas a áreas, como:

  • Departamento pessoal;
  • Departamento financeiro;
  • Departamento jurídico;
  • Departamento de engenharia;
  • Obrigações fiscais e tributárias;
  • Cobrança;
  • Gestão de contratos;
  • Prestação de contas;
  • Comunicados;
  • Atendimento aos moradores.

Muita gente faz confusão, achando que o síndico contratado abarca um universo ainda maior de tarefas e obrigações, entrando na seara da administradora. 

Como falamos, essa mistura de atribuições pode levar a uma contratação equivocada, cobrança de atividades que não cabem ao síndico e até mesmo a simplificação do papel do profissional. 

Na prática, há condomínios de grande porte que contratam síndicos com carga horária estendida e ele acaba exercendo erroneamente a função de gerente predial.

Veja na tabela abaixo as principais funções de cada um:

Deliberativo x executivo

Note na tabela acima que o síndico atua como o CEO – Diretor executivo – de uma empresa, exercendo um papel mais focado na gestão e conservação do empreendimento.

Diferente da administradora, que é o braço direito na realização das atividades rotineiras, burocráticas e administrativas. É ela quem vai dar todo o suporte para o síndico atingir seus objetivos. 

Por mais preparo e experiência que tenha, o síndico profissional é um generalista e o condomínio que conta com ele não deve abrir mão dos serviços de uma administradora. 

Síndico e administradora de condomínio: cada um no seu quadrado 

Em alguns casos, a sobreposição de papéis pode acontecer por iniciativa do síndico profissional.

Muitos passam a exercer consultoria jurídica, planejamento orçamentário entre outros serviços, ocupando, por fim, um espaço de atendimento que compete à administradora, cuja natureza é de estrutura maior para fornecer o suporte para todas as tarefas do dia a dia do condomínio. 

Quando entra em tarefas rotineiras, como emissão de boleto, cobrança, pagamento de contas, recolhimento de tributos, o síndico acaba por invadir o território daquela que deveria ser sua parceira.

Em casos como esse, pode não ser apenas “intromissão” no serviço alheio. Se for o caso de um síndico profissional passar a suprir falhas da administradora, é sinal que pode haver um problema na qualidade do trabalho da empresa. 

O síndico deve se cercar de um bom grupo de prestadores de serviços, a começar pela administradora, e prezar pela coordenação e supervisão do time. Por isso, o cuidado deve ser redobrado na contratação.

Trabalho a quatro mãos entre síndico e administradora 

Há tarefas que podem, e é recomendável, que sejam feitas a quatro mãos por síndico profissional e administradora, como a previsão orçamentária, contratação de funcionários e até cotações com prestadores de serviços.

No segundo exemplo, a administradora seleciona candidatos e os envia ao síndico, que conduzirá as próximas etapas: análise dos perfis, entrevistas e escolha do novo funcionário. 

Dali para frente, caberá à administradora toda a burocracia, como levantamento de documentos, registro etc.

Importante lembrar que há decisões que devem ser tomadas pelo síndico em conjunto com o conselho e outras em assembleia, como benfeitorias de maior aporte financeiro.

Tecnologia: grande aliada na gestão condominial 

Quase todas as administradoras atualmente dispõem de portal ou aplicativos, bastante úteis para o autoatendimento, informação fácil e prestação de contas transparente e imediata aos condôminos e síndicos. 

É um facilitador dos serviços que já oferece, como:

  • Emissão de segunda via de boleto;
  • Pasta de prestação de contas digital;
  • Atas, comunicados e circulares;
  • Abertura de ocorrências;
  • Reservas de áreas como salão de festas e churrasqueira;
  • Comunicação com portaria e zelador;
  • Controle de acesso;
  • Cadastro de veículo e pets.

Essas ferramentas podem ser grandes aliadas do síndico na gestão local, servindo para consultas financeiras, de inadimplência e de documentação; como meio de comunicação com funcionários, moradores e administradora;

Ele também pode recomendar e estimular moradores a adotarem as ferramentas, juntando-se à administradora na disseminação das vantagens, facilidades e conveniências oferecidas pela tecnologia. 

E, por que não oferecer um treinamento aos condôminos? Além dos ganhos individuais de todas as partes, estimula-se a comunidade a ser mais participativa e colaborativa no dia a dia do empreendimento.

Contratos bem definidos

Uma das maneiras para se chegar a essa condição é ter contratos muito bem definidos com a determinação das tarefas que cabem a cada parte, evitando duplicidade, sobreposição, competição e conflitos.

Veja aqui modelo de contrato para síndico profissional

Uma boa parceria entre o síndicos, os funcionários do condomínio e a administradoras geram bons resultados e claro, quem ganha com tudo isso é o condomínio.

Fonte: Sindico Net