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Quais os deveres do síndico e da administradora?

Diferente do que muitos pensam as tarefas dos síndicos e das administradoras são diferentes. Entenda o papel de cada um e como o trabalho colaborativo resulta em uma gestão de sucesso nos condomínios.

Além das inúmeras tarefas, obrigações, contas e tributos envolvidos na gestão condominial, a sindicatura implica em um elevado grau de responsabilidade – civil e criminal – e gestão de relacionamentos entre vizinhos que poucos encaram.

Com tantas tarefas a ser executadas no condomínio e com tantas pessoas envolvidas é comum a dúvida de quem faz o que. 

Afinal, são trabalhos concorrentes ou complementares? Quando um condômino deve chamar o síndico? E quando deve recorrer à administradora? O síndico profissional pode substituir a administradora? Como lidar com esse novo cenário no mundo condominial?

Distribuição de papéis entre síndico e administradora

As atribuições legais de um síndico estão previstas no Código Civil Artigo 1.348, seja ele profissional ou residente. De forma resumida, compete ao síndico:

  • Representação do condomínio;
  • Gestão do empreendimento;
  • Tomada de decisões/ deliberações;
  • Fazer cumprir as regras do condomínio.

Pelo Código Civil, o síndico pode transferir suas representações ou funções administrativas – salvo se a convenção do condomínio for contrária. E é aqui que entra o papel essencial da administradora.

Segundo a AABIC, são mais de 200 tarefas que uma administradora executa rotineiramente, relacionadas a áreas, como:

  • Departamento pessoal;
  • Departamento financeiro;
  • Departamento jurídico;
  • Departamento de engenharia;
  • Obrigações fiscais e tributárias;
  • Cobrança;
  • Gestão de contratos;
  • Prestação de contas;
  • Comunicados;
  • Atendimento aos moradores.

Muita gente faz confusão, achando que o síndico contratado abarca um universo ainda maior de tarefas e obrigações, entrando na seara da administradora. 

Como falamos, essa mistura de atribuições pode levar a uma contratação equivocada, cobrança de atividades que não cabem ao síndico e até mesmo a simplificação do papel do profissional. 

Na prática, há condomínios de grande porte que contratam síndicos com carga horária estendida e ele acaba exercendo erroneamente a função de gerente predial.

Veja na tabela abaixo as principais funções de cada um:[/et_pb_text][et_pb_image _builder_version=”3.18.2″ src=”https://www.gouveamarin.com.br/wp-content/uploads/2019/08/tabela_materia.jpg”][/et_pb_image][et_pb_text _builder_version=”3.18.2″]

Deliberativo x executivo

Note na tabela acima que o síndico atua como o CEO – Diretor executivo – de uma empresa, exercendo um papel mais focado na gestão e conservação do empreendimento.

Diferente da administradora, que é o braço direito na realização das atividades rotineiras, burocráticas e administrativas. É ela quem vai dar todo o suporte para o síndico atingir seus objetivos. 

Por mais preparo e experiência que tenha, o síndico profissional é um generalista e o condomínio que conta com ele não deve abrir mão dos serviços de uma administradora. 

Síndico e administradora de condomínio: cada um no seu quadrado 

Em alguns casos, a sobreposição de papéis pode acontecer por iniciativa do síndico profissional.

Muitos passam a exercer consultoria jurídica, planejamento orçamentário entre outros serviços, ocupando, por fim, um espaço de atendimento que compete à administradora, cuja natureza é de estrutura maior para fornecer o suporte para todas as tarefas do dia a dia do condomínio. 

Quando entra em tarefas rotineiras, como emissão de boleto, cobrança, pagamento de contas, recolhimento de tributos, o síndico acaba por invadir o território daquela que deveria ser sua parceira.

Em casos como esse, pode não ser apenas “intromissão” no serviço alheio. Se for o caso de um síndico profissional passar a suprir falhas da administradora, é sinal que pode haver um problema na qualidade do trabalho da empresa. 

O síndico deve se cercar de um bom grupo de prestadores de serviços, a começar pela administradora, e prezar pela coordenação e supervisão do time. Por isso, o cuidado deve ser redobrado na contratação.

Trabalho a quatro mãos entre síndico e administradora 

Há tarefas que podem, e é recomendável, que sejam feitas a quatro mãos por síndico profissional e administradora, como a previsão orçamentária, contratação de funcionários e até cotações com prestadores de serviços.

No segundo exemplo, a administradora seleciona candidatos e os envia ao síndico, que conduzirá as próximas etapas: análise dos perfis, entrevistas e escolha do novo funcionário. 

Dali para frente, caberá à administradora toda a burocracia, como levantamento de documentos, registro etc.

Importante lembrar que há decisões que devem ser tomadas pelo síndico em conjunto com o conselhoe outras em assembleia, como benfeitorias de maior aporte financeiro.

Tecnologia: grande aliada na gestão condominial 

Quase todas as administradoras atualmente dispõem de portal ou aplicativos, bastante úteis para o autoatendimento, informação fácil e prestação de contas transparente e imediata aos condôminos e síndicos. 

É um facilitador dos serviços que já oferece, como:

  • Emissão de segunda via de boleto;
  • Pasta de prestação de contas digital;
  • Atas, comunicados e circulares;
  • Abertura de ocorrências;
  • Reservas de áreas como salão de festas e churrasqueira;
  • Comunicação com portaria e zelador;
  • Controle de acesso;
  • Cadastro de veículo e pets.

Essas ferramentas podem ser grandes aliadas do síndico na gestão local, servindo para consultas financeiras, de inadimplência e de documentação; como meio de comunicação com funcionários, moradores e administradora;

Ele também pode recomendar e estimular moradores a adotarem as ferramentas, juntando-se à administradora na disseminação das vantagens, facilidades e conveniências oferecidas pela tecnologia. 

E, por que não oferecer um treinamento aos condôminos? Além dos ganhos individuais de todas as partes, estimula-se a comunidade a ser mais participativa e colaborativa no dia a dia do empreendimento.

Contratos bem definidos

Uma das maneiras para se chegar a essa condição é ter contratos muito bem definidos com a determinação das tarefas que cabem a cada parte, evitando duplicidade, sobreposição, competição e conflitos.

Veja aqui modelo de contrato para síndico profissional

Uma boa parceria entre o síndicos, os funcionários do condomínio e a administradoras geram bons resultados e claro, quem ganha com tudo isso é o condomínio.

Fonte: Sindico Net

Walter Marin Junior

Sócio - Proprietário

Formado em Administração de Empresas pela Universidade de Ribeirão Preto e em Direito pelo Centro Universitário Moura Lacerda. Pós-graduado em Direito Imobiliário pelo ESA (Escola Superior de Direito). Sócio consultor da Gouvêa Marin Administração de Condomínio sua experiência vem de 22 anos, sendo 7 anos em empresa multinacional, atuando na área gerencial administrativa.

Desenvolveu projetos nos seguintes departamentos: recursos humanos, contas a pagar, contas a receber, contábil, tributário, orçamentário, compras, participando de auditoria da qualidade para implantação da ISO9001. Idealizador e professor do primeiro curso de Formação de Síndico em Ribeirão Preto. Nos últimos anos vem somando sua experiência administrativa com a especialização em direito imobiliário e condominial. Registrado na OAB/SP sob nº 230.427 e no CRA/SP sob nº 86.682.

Joubert Milton Gouvea

Sócio - Proprietário

Formado em Administração de Empresas pela Universidade Paulista de Ribeirão Preto. Sócio Consultor da Gouvêa Marin Administração de Condomínio sua experiência vem de 24 anos, sendo 10 anos em empresa multinacional, atuando na área gerencial administrativa e tecnologia de informação.

Participou de projetos para integração dos setores operacional e administrativo, desenvolvendo padronização e treinamento nos seguintes departamentos: financeiro, orçamentário, recursos humanos, fiscal, contábil, logística, compras, faturamento, infraestrutura, comercial, participando do processo de elaboração dos manuais da qualidade exigidos pela certificadora da ISO9001.

Idealizador e professor do primeiro curso de Formação de Síndico em Ribeirão Preto. Registrado no CRECI/SP sob nº 70.170-F e no CRA/SP sob nº 136.612.