É inegável a importância de uma boa prestação de contas para o condomínio e deve ser feita no mínimo uma vez ao ano, conforme o artigo 1.348 do Código Civil, da parte das competências do síndico: VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;
Mas é fundamental, no resto do ano, que haja tranquilidade entre os condôminos de que os recursos de todos estão sendo bem empregados.
Por isso, elencamos abaixo algumas medidas para que a sua gestão tenha como característica a transparência na prestação de contas.
1) Auditoria preventiva
Os benefícios de uma auditoria mensal e preventiva são expressivos, principalmente em condomínios de grande porte, onde há a necessidade de diversos prestadores de serviços e há um volume de compras consideravelmente maior que em um condomínio de pequeno porte.
Com esse tipo de serviço, um profissional audita a pasta de contas mensalmente, e indicam se aquele material está dentro do esperado ou não.
É indicado que todos os moradores tenham acesso ao relatório da empresa auditora, que deve necessariamente ter um contador para assinar o parecer.
2) Balancete no boleto
Essa medida já é usada em diversos condomínios e tem tido boa aceitação onde é implantada.
3) Site do condomínio
É cada vez mais comum hoje que condomínios ou administradoras contem com uma plataforma online de comunicação. Através dela, a administradora ou o síndico podem disponibilizar extratos e incluir os documentos que foram quitados no mês, como a conta de água, luz, notas fiscais de serviços ou produtos. Dessa forma, o condômino consegue ver, com clareza e riqueza de detalhes, para onde vai o dinheiro do condomínio.
Além disso, atualmente a grande maioria das administradoras conta com serviço de prestação de contas online. Ali, os moradores podem conferir, diariamente, o extrato da conta bancária, os pagamentos feitos e quem está inadimplente no condomínio.
4) Uso correto de informativos
Nem sempre é a tecnologia quem vai dizer qual é o melhor caminho para uma gestão transparente. Informar corretamente, e com alguma antecedência, é fundamental para que os condôminos tenham segurança sobre o que está acontecendo no condomínio. Vai começar aquela obra na quadra, por exemplo? Avise com dez dias de antecedência com um cartaz no quadro de avisos e nos elevadores.
Aproveite o comunicado para deixar claro que a obra foi aprovada em assembleia, assim como todos os custos envolvidos.
5) Reunião com o conselho aberta aos moradores
Geralmente é mensal a reunião dos conselheiros, que se encontram para visitar a pasta de documentos do condomínio. Quando o local é gerido por um síndico profissional, o ideal é que o mesmo esteja presente na reunião, para poder tirar qualquer dúvida dos conselheiros.
Abrir a reunião para todos os moradores, mesmo que de maneira informal, permite que os moradores genuinamente interessados no cotidiano do condomínio possam acompanhar as contas de perto.
6) Síndico disponível
Apesar de não ser nenhuma novidade, esse é o ponto crucial para a administração transparente: um síndico disposto a conversar e a sanar as dúvidas dos moradores. Sem essa abertura do síndico, fica extremamente difícil para o morador se sentir confortável para fazer perguntas.
Estar disponível uma vez a cada quinze dias, por exemplo, para tirar dúvidas dos condôminos ainda é uma boa medida.
Há síndicos que também preferem centralizar e organizar o atendimento por um canal online. O site do condomínio, ou mesmo um e-mail oficial do síndico podem ser úteis para o esclarecimento de dúvidas.
7) Cotações e orçamentos
Outra medida eficaz para a transparência da prestação de contas é cotar no mínimo três fornecedores diferentes antes de contratar qualquer prestador de serviços ou de fazer uma compra. É igualmente importante disponibilizar e compartilhar com demais interessados esses orçamentos.
Caso haja qualquer dúvida no futuro, o síndico tem como comprovar que a empresa escolhida oferecia as melhores condições para o condomínio naquele momento.
Coloque em prática essas 7 dicas de transparência para uma boa gestão em seu condomínio.
Se precisar de uma administradora responsável e de confiança, entre em contato conosco.
Fonte: Síndico Net