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Área Restrita

Como fazer uma reunião virtual no condomínio?

O período de pandemia trouxe muitas mudanças no geral, inclusive na vida condominial. Com isso, o questionamento: Como proceder com uma reunião virtual?

O isolamento social reacendeu uma discussão antiga sobre a validade desse formato. O Projeto de Lei 1.179/2020 que circula na Câmara prevê, no texto atual (Art. 12), a realização de reunião virtual de assembleia em caráter emergencial até 30 de outubro deste ano (2020), para os seguintes fins: 

  • eleição, reeleição e destituição do síndico
  • aprovação do orçamento
  • contribuição dos condôminos
  • prestação de contas. 

O texto também fala na equiparação, para todos os efeitos jurídicos, da manifestação de vontade de cada condômino com sua assinatura presencial.

O projeto ainda não se tornou lei, e caso isso venha a acontecer, o texto aprovado pode ser diferente desse mencionado acima.

De qualquer maneira, a possibilidade de regulamentação é mais um motivo para que síndicos conheçam melhor essa prática e, por que não, se preparem para o momento no qual reuniões virtuais serão necessárias. Por isso, trazemos aqui um passo a passo das etapas necessárias para tornar a reunião virtual uma realidade no condomínio.

 

Tornando a assembleia virtual uma realidade

Em primeiro lugar, o síndico deve ter um olhar minucioso sobre os moradores e principalmente com aqueles que apresentam dificuldade com a tecnologia ou que não possuem acesso à internet. 

Como primeiro passo, a realização de uma espécie de censo no condomínio. Assim, será possível identificar o interesse dos moradores em participarem da reunião virtual e solucionar eventuais barreiras tecnológicas e de infraestrutura apontadas pela comunidade.

Alguns condomínios há ferramentas ou aplicativos para a comunicação entre os síndicos e moradores.

Os condomínios administrados pela Gouvea Marin possuem o CondoPro, com esta ferramenta é possível uma comunicação entre todos os membros e o sindico, app que permite a viabilidade dos moradores na assembleia virtual.

Todos a bordo, o síndico pode partir para assegurar a disponibilidade de WiFi nas áreas comuns, como maneira de garantir o acesso a todos os moradores.

O terceiro passo é solucionar o problema de moradores que apresentam dificuldade com tecnologias ou que não compreenderam corretamente do que se trata uma reunião virtual e como participar dela.

Aqui, o síndico deve procurar maneiras de possibilitar a participação de todos, pode promover até um tutorial para explicar os procedimentos da reunião.

Por fim, o síndico deve procurar o cartório para verificar como proceder com a validar o voto dos condôminos, que vai variar de acordo com o cartório: alguns reconhecem autenticações realizadas por softwares que oferecem esse serviço de assembleia virtual, outros exigem um token do morador, uma espécie de certificação digital validada pela Receita Federal, semelhante ao e-CPF. 

Então, é chegado o momento da reunião propriamente dita.

Uma vez finalizada e com a ata preenchida, o síndico pode optar por registrá-la em cartório.

Ressaltamos que, em todo esse processo, é importante que o síndico receba orientação jurídica, preferencialmente de profissionais com experiência no assunto, que possam indicar também softwares e outras questões técnicas da realização da reunião.

Para saber como prosseguir com uma reunião virtual, fale com a administradora responsável por seu condomínio.

Fonte: Blog.Townsq

Walter Marin Junior

Sócio - Proprietário

Formado em Administração de Empresas pela Universidade de Ribeirão Preto e em Direito pelo Centro Universitário Moura Lacerda. Pós-graduado em Direito Imobiliário pelo ESA (Escola Superior de Direito). Sócio consultor da Gouvêa Marin Administração de Condomínio sua experiência vem de 22 anos, sendo 7 anos em empresa multinacional, atuando na área gerencial administrativa.

Desenvolveu projetos nos seguintes departamentos: recursos humanos, contas a pagar, contas a receber, contábil, tributário, orçamentário, compras, participando de auditoria da qualidade para implantação da ISO9001. Idealizador e professor do primeiro curso de Formação de Síndico em Ribeirão Preto. Nos últimos anos vem somando sua experiência administrativa com a especialização em direito imobiliário e condominial. Registrado na OAB/SP sob nº 230.427 e no CRA/SP sob nº 86.682.

Joubert Milton Gouvea

Sócio - Proprietário

Formado em Administração de Empresas pela Universidade Paulista de Ribeirão Preto. Sócio Consultor da Gouvêa Marin Administração de Condomínio sua experiência vem de 24 anos, sendo 10 anos em empresa multinacional, atuando na área gerencial administrativa e tecnologia de informação.

Participou de projetos para integração dos setores operacional e administrativo, desenvolvendo padronização e treinamento nos seguintes departamentos: financeiro, orçamentário, recursos humanos, fiscal, contábil, logística, compras, faturamento, infraestrutura, comercial, participando do processo de elaboração dos manuais da qualidade exigidos pela certificadora da ISO9001.

Idealizador e professor do primeiro curso de Formação de Síndico em Ribeirão Preto. Registrado no CRECI/SP sob nº 70.170-F e no CRA/SP sob nº 136.612.